Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

Flaming Forces (ook bekend als Flaming Forces — Allure Temptation) is een dans- en cheerperformancecollectief uit Rotterdam, Nederland. Wij treden op bij evenementen in Nederland en België en hebben een volwassen- en een juniorteam.

Voor de persoonsgegevens die in dit beleid worden beschreven, is Flaming Forces de verwerkingsverantwoordelijke — wij bepalen waarom en hoe deze worden gebruikt. U kunt ons bereiken via [email protected]. Onze belangrijkste communicatietaal is Engels, maar u mag ons ook in het Nederlands schrijven.

2. Welke gegevens wij verzamelen

Wij verzamelen alleen wat u zelf in een van onze formulieren invult, plus de technische gegevens die elke website ontvangt om aan uw browser te kunnen worden geleverd. Wij kopen geen persoonsgegevens en bouwen geen bezoekersprofielen op.

Contactformulier

Uw naam, e-mailadres, een optioneel onderwerp en uw bericht.

Boekingsformulier

Uw naam of organisatie, e-mailadres, type evenement, welk team u wilt (volwassenen, of volwassenen en junioren), of u een fotograaf wilt, een optioneel budget en uw bericht.

Aanmeldformulier

De naam en leeftijd van de danser, de dansachtergrond (stijlen en jaren ervaring) en eventuele aanvullende informatie die u toevoegt — dit kan links naar video's bevatten. Een volwassen kandidaat geeft daarnaast het eigen e-mailadres op. Voor een junior vragen wij helemaal niet om het e-mailadres van het kind: de ouder of voogd meldt namens hem of haar aan en geeft de eigen naam en het eigen e-mailadres op, en dat is het enige contactgegeven dat wij van een minderjarige hebben.

Technische gegevens

Onze hostingprovider logt automatisch standaard verzoekgegevens zoals uw IP-adres, browsertype en de opgevraagde pagina's. Dit wordt gebruikt om de site te leveren en te beveiligen, niet om u te identificeren.

3. Waarom wij gegevens gebruiken en op welke grondslag

Onder de AVG hebben wij voor elk gebruik van uw persoonsgegevens een grondslag nodig. De onze zijn:

• Uw aanvraag beantwoorden en een offerte opstellen — noodzakelijk om op uw verzoek stappen te ondernemen vóór het sluiten van een overeenkomst (artikel 6, lid 1, sub b).
• Aanmeldingen verwerken — ons gerechtvaardigd belang bij het beoordelen van kandidaten en het organiseren van try-outs (artikel 6, lid 1, sub f). Is de kandidaat jonger dan 16, dan baseren wij ons in plaats daarvan op de toestemming van een ouder of voogd (artikel 6, lid 1, sub a, in samenhang met artikel 8).
• De formulieren spamvrij houden — ons gerechtvaardigd belang bij een bruikbare site (artikel 6, lid 1, sub f).
• Foto's en video van optredens publiceren — zie paragraaf 7 hieronder.

Wij gebruiken uw gegevens niet om marketingmails te versturen en verkopen ze aan niemand.

4. Wie uw gegevens verder ziet

Uw formulierinzending gaat via een klein aantal dienstverleners voordat deze ons bereikt. Elk van hen verwerkt de gegevens in onze opdracht:

• Web3Forms — ontvangt elke formulierinzending en stuurt deze per e-mail naar ons door.
• Google (Gmail) — host de inbox die de doorgestuurde inzendingen ontvangt en bewaart.
• Amazon Web Services — host deze website en genereert de hierboven beschreven technische logbestanden.
• Pexels — sommige beelden op de pagina Optredens zijn tijdelijke stockfoto's die rechtstreeks bij Pexels worden geladen; uw browser vraagt die bestanden dus bij hen op en zij ontvangen daarbij uw IP-adres. Deze tijdelijke beelden worden vervangen door eigen fotografie.

Sommige van deze dienstverleners zijn gevestigd in de Verenigde Staten of slaan daar gegevens op. Die doorgiftes berusten op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie en/of het EU–VS Data Privacy Framework. Buiten deze dienstverleners delen wij uw gegevens alleen als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

5. Cookies en browseropslag

Deze website plaatst helemaal geen cookies. Wij gebruiken geen analytics, geen advertenties, geen socialmediapixels en geen enkele vorm van tracking. Daarom wordt u ook niets gevraagd te accepteren.

Er wordt precies één gegeven in uw browser opgeslagen. Nadat u een formulier verstuurt, bewaren wij een tijdstempel onder de sleutel ff-form-cooldown-until in de local storage van uw browser, zodat het formulier 60 seconden lang niet opnieuw kan worden verzonden. Het bevat geen persoonsgegevens, verlaat uw apparaat nooit en bestaat uitsluitend om spam tegen te gaan. Volgens de Telecommunicatiewet is dit strikt noodzakelijk voor een door u gevraagde dienst en is daarvoor dus geen toestemming nodig. Het wissen van uw browsergegevens verwijdert het.

De lettertypen op deze site worden vanaf ons eigen domein geladen; er gaat bij uw bezoek dus geen verzoek naar Google Fonts.

6. Kinderen en junior-aanmeldingen

Ons juniorteam accepteert performers vanaf 6 jaar, dus ontvangen wij bewust gegevens over kinderen. In Nederland kan een kind jonger dan 16 zelf geen geldige toestemming geven.

Een junior-aanmelding moet daarom worden ingediend door een ouder of voogd, die op het formulier zijn of haar toestemming bevestigt en de eigen naam en het eigen e-mailadres opgeeft. Wij kunnen contact opnemen om die toestemming te verifiëren. Denkt u dat gegevens van een kind ons zonder toestemming van een voogd hebben bereikt, mail ons dan op [email protected] en wij verwijderen ze.

7. Fotografie en video bij evenementen

Wij fotograferen en filmen onze eigen optredens en publiceren daarvan een selectie op deze website en op onze socialmediakanalen. Onze performers stemmen hiermee in als onderdeel van hun deelname aan het team en kunnen ons altijd vragen een beeld van hen te verwijderen.

Publiek bij openbare evenementen kan incidenteel op de achtergrond van dit beeldmateriaal verschijnen. Wij baseren ons op ons gerechtvaardigd belang om ons werk vast te leggen en te promoten (artikel 6, lid 1, sub f) en noemen geen namen van publiek. Staat u op door ons gepubliceerd materiaal en wilt u dat liever niet, neem dan contact op via [email protected] en wij halen het weg.

8. Hoe lang wij gegevens bewaren

• Aanvragen die niet tot een boeking leiden: maximaal 12 maanden bewaard, daarna verwijderd.
• Boekingen die doorgaan: bewaard zolang dat nodig is om het evenement uit te voeren, en daarna zolang de Nederlandse belastingwetgeving ons verplicht de administratie te bewaren (momenteel zeven jaar).
• Aanmeldingen van mensen die niet bij het team komen: maximaal 12 maanden bewaard zodat wij u voor een volgende ronde kunnen benaderen, tenzij u ons vraagt ze eerder te verwijderen.
• Gegevens van teamleden: bewaard zolang zij deel uitmaken van Flaming Forces en op verzoek verwijderd nadat zij vertrekken.

9. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u het recht om:

• een kopie op te vragen van de persoonsgegevens die wij over u hebben;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• uw gegevens te laten verwijderen;
• het gebruik ervan te beperken of daartegen bezwaar te maken;
• uw gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
• toestemming op elk moment in te trekken, waar wij ons op toestemming baseren.

Mail [email protected] om hiervan gebruik te maken. Wij reageren binnen één maand en het kost u niets. Bent u niet tevreden over onze afhandeling, dan kunt u een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Beveiliging

Deze site wordt via HTTPS geleverd, zodat wat u in een formulier invult versleuteld wordt verzonden. Inzendingen komen binnen in één mailbox waartoe alleen de mensen toegang hebben die dat nodig hebben. Geen enkel systeem is volledig veilig, dus stuur ons via deze formulieren geen gevoelige informatie — medische gegevens, identiteitsdocumenten of betaalkaartnummers.

11. Wijzigingen in dit beleid

Als wij een dienst toevoegen die verandert hoe gegevens worden verwerkt — analytics, een nieuwsbrief, een boekingssysteem — werken wij deze pagina en de datum bovenaan bij voordat wij die inschakelen.